Tri kľúče k zlepšeniu zodpovednosti
Zodpovednost je v biznise dôležitá a kľúčom k zlepšeniu spôsobu, akým vediete firmu je zameranie na 1) delegovanie zodpovednosti, 2) prijatie zodpovednosti a 3) volanie týchto osôb na zodpovednosť.
Delegovanie zodpovednosti
Manažér požiada marketingového spolupracovníka a jeho agentúrneho partnera o vykonanie reklamného testu. (Inzerát je platená reklama, ktorá vyzerá ako úvodník.)
„Potrebujeme mesačný test na dvoch trhoch, či tento inzerát buduje podnikania na štatisticky významnej úrovni, aby sme ho mohli rozšíriť.“ Verím vám dvom, že vytvoríte reklamu, navrhnete, spustíte ju a prečítate si test v rámci nášho súčasného rozpočtu na reklamu. Nepotrebujem aktualizácie pokroku, ale vráťte sa ku mne deň pred začatím testu, aby som mohol váš plán schváliť. Aby bolo jasno, schválite všetko, čo mi ukážete. Ale to musí byť moja riziko, nie vaše. “
V tomto príklade správca delegoval zodpovednosť za projekt na dve osoby. Zachoval si však tiež zodpovednosť – a riziko. Na rozdiel od niečoho, čo je dané a prenesené, je zodpovednosť daná a udržiavaná súčasne – zdieľaná.
To je dôvod, prečo sú pri delegovaní zodpovednosti dva kritické prvky dôvera a komunikácia. Kým manažér v našom príklade bude stále považovaný za zodpovedného za to, čo delegoval na marketingového spolupracovníka a agentúrneho partnera, teraz im namiesto toho, aby to sám doručil, dôveruje, že to urobia.
Dôvera a dôvera spolu úzko súvisia. Čím väčšiu dôveru má manažér v našom príklade k ľuďom, na ktoré delegoval, tým ľahšie bude, aby im manažér veril, že im doručí, a tým väčšiu dôveru v seba budú mať.
Komunikácia pri delegovaní je o jasnosti ohľadom smeru, zdrojov, autority a zodpovednosti.
Smer je o tom, čo je potrebné urobiť a prečo. Pojmy ako ciele, požadované výsledky a váš zastrešujúci zámer sem zapadajú. (Napr. „Test, či tento inzerát podporuje podnikanie“ vo vyššie uvedenom príklade.)
Zdroje sú dôležité, pretože rozsah je funkciou zdrojov a času. Čím viac zrozumiteľnosti poskytnete, aké ľudské, finančné, technické a prevádzkové zdroje môžu podľa potreby využívať, tým ľahšie sa im bude dariť, keď potrebujete. (Napr. „V rámci aktuálneho rozpočtu na reklamu.“)
Autorita prichádza s hranicami a pokynmi. Je to protiintuitivní, ale čím jasnejšie a prísnejšie hranice a pokyny sú, tým ľahšie sa ostatní budú rozhodovať. Vedomie, aké rozhodnutia nemôžu urobiť a ktoré hranice by nemali prekročiť, im umožňuje sústrediť sa na to, čo môžu. (Vo vyššie uvedenom príklade nadiktoval manažér testovacie protokol a to, čo malo byť testované, a pridelil spolupracovníkovi a partnerovi účinné rozhodovacie práva nad všetkým ostatným.)
A konečne, ujasnite si, čo, kedy a ako im zavoláte na účet. Vysvetlite štandardy výkonu, časová očakávania a pozitívne a negatívne dôsledky úspechu a neúspechu. (Napr. „Buduje firmu na štatisticky významnej úrovni, aby sme ju mohli rozšíriť“ za jeden mesiac.)
Prijímanie zodpovednosti
Delegovanie musí byť obojstranný rozhovor. Musí byť ponúknutá a prijatá zodpovednosť. Na jednej strane je prijatie zrkadlovým obrazom ponuky. Ľudia prijímajúci zodpovednosť by sa zároveň mali uistiť, že rozumejú a súhlasia s:
Smer vrátane cieľov a požadovaných výsledkov – a najmä zámer okolo toho, prečo je táto úloha, projekt alebo program dôležitý a ako ovplyvní iné veci.
Zdroje primerané na dosiahnutie požadovaných cieľov, výsledkov a zámeru.
Autorita a aké rozhodnutia môžu a nemôžu robiť a aké pokyny musia dodržiavať.
Výzva k účtu: Kedy, ako a s akými dôsledkami.
Volanie na účet
Tým to nekončí. Musíte zavolať tým, ktorým deleguje účet. Musíte sledovať ich výsledky a zabezpečiť, aby pozitívne výsledky získali pozitívne posilnenie a negatívne výsledky dostali záporné posilnenie. To ide do ABC zmien správania. Vyššie popísané kroky delegovanie sú dôležitými predchodcami. Volanie na účet prináša dôsledky.
Mimochodom, reklamné test v príklade fungoval, stavebné podnikanie + 50% za mesiac. Marketingový spolupracovník bol povýšený a agentúra získala prácu na rozšírenie programu na národnej úrovni – s podobnými výsledkami.